Privacybeleid

Privacybeleid Scoutinggroep de Woudopers Zeist

 Scoutinggroep de Woudlopers Zeist verwerkt persoonsgegevens. In dit bericht informeren wij jullie over ons privacybeleid.

Privacystatement

In het privacystatement geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scoutinggroep de Woudlopers via het ledenadministratiesysteem Scouts Online (SOL) van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschap registratie

De lidmaatschap registratie verloopt op twee manieren. Een lid kan aangemeld worden door het aanmeldingsformulier te downloaden via https://woudlopers.nl/wp-content/uploads/aanmeldingsformulier-woudlopers-zeist.docx  in te vullen en door te sturen naar ledenadministratie@woudlopers.nl. Hetzelfde formulier kan ook per post of mail verstrekt worden door de teamleiders van elke speltak, waarna deze ingevuld retour wordt gemaild naar de teamleider. De teamleider mailt het dan door naar ledenadministratie@woudlopers.nl. Het aanmeldingsformulier is noodzakelijk voor een lidmaatschap. De ledenadministratie (gegevensbeheerder), leiding, praktijkbegeleider, groepsbegeleider en penningsmeester hebben inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap ingaat, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online en wordt het ingevulde aanmeldingsformulier verwijderd. Leden kunnen zelf in Scouts Online inloggen via sol.scouting.nl voor inzage in hun eigen gegevens. Het is de verantwoordelijkheid van het lid zelf om eventuele wijzingen bij bijvoorbeeld een verhuizing zo snel mogelijk door te geven. Het privacystatement voor Scouts Online is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Correspondentie

De correspondentie vanuit Scoutinggroep de Woudlopers zal via de mail verlopen. Bij de rowans en de stam wordt de correspondentie verstuurt aan de leden zelf. Zij zijn zelf verantwoordelijk voor het verwerken van deze correspondentie.

Gezondheidsformulieren

Scoutinggroep de Woudlopers hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het nodig zijn om een arts te bezoeken of te raadplegen. Ook is het noodzakelijk dat de (bege)leiding alle relevante informatie bij de hand heeft over de gezondheid van haar leden. Hierbij kan gedacht worden aan allergieën of medicijngebruik. Ook eventuele noodnummers van ouders of andere verzorgers zijn nodig. Om deze reden vragen wij van alle leden een gezondheidsformulier op. Deze wordt door de teamleiders digitaal verzonden naar de leden of diens ouders/verzorgers, en dient compleet ingevuld retour gezonden te worden. De formulieren worden zowel digitaal (op de computer van de teamleiders) als in een map in een gesloten kast door de leidingteams bewaard. De formulieren zijn alleen inzichtelijk voor het desbetreffende leidingteam. De formulieren worden bewaard totdat het lid overvliegt naar de volgende speltak of tot wanneer het lid zich uitschrijft. Daarna worden de formulieren vernietigd en verwijderd. Een speltak kan, wanneer een gezondheidsformulier oud is, deze opnieuw opvragen bij het lid of de desbetreffende speltak.

Registratie activiteiten

Bij bijzondere activiteiten kan Scoutinggroep de Woudlopers haar leden vragen zich op te geven voor deze activiteiten. Dit is nodig zodat de leiding weet voor hoeveel leden er een programma gemaakt dient te worden, of voor hoeveel leden er inkopen gedaan dient te worden. Het opgeven gebeurt via een formulier dat per mail wordt gestuurd door de teamleiders van de speltakken. Het lid of de ouder/verzorger vult de naam van het lid in, en geeft aan of deze wel of niet aanwezig is. Daarnaast wordt er gevraagd of er rekening gehouden moet worden met bijvoorbeeld voedselallergieën. Het formulier wordt per mail teruggestuurd naar de teamleider of wordt uitgeprint en fysiek overhandigd aan de teamleider. De teamleider zal bij een interne activiteit zorgdragen voor de registratie. In het geval van een groepsbrede activiteit zal de teamleider de aanmelding doorsturen naar de organisatie. Na vastlegging van de aanmelding worden de aanmeldformulieren vernietigd of verwijderd.

Contactlijsten

Iedere leiding kan in Scouts Online de leden zien van zijn speltak. Dit is van belang wanneer er gegevens van het lid nodig zijn, en de eerder genoemde gezondheidsformulieren niet in de buurt zijn. De speltakken hebben geen fysieke lijsten van haar leden. Het privacystatement voor Scouts Online is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Incassogegevens

Vanaf april 2018 gaat Scoutinggroep de Woudlopers werken met een doorlopend automatisch incasso systeem voor de afschrijving van de contributie en een automatisch incasso systeem voor aankoop van goederen in onze Woudshop. Aan de leden of diens ouders/verzorgers wordt een machtiging hiervoor gevraagd. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in Scouts Online. De boekhouding vindt plaats in het programma Minipak Boekhouding. De penningmeester van Scoutinggroep de Woudlopers heeft inzicht in de incassogegevens. Het privacystatement voor Scouts Online is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Online media

Scoutinggroep de Woudlopers heeft een website en daarnaast voor elke speltak een facebookpagina. Op de website worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website. Op de website wordt een melding gegeven dat er cookies gebruikt worden. De online media gebruiken we om ouders op de hoogte te houden van onze activiteiten, en om te informeren over aankomende bijzondere activiteiten. Op de website is informatie te vinden over onze groep welke van belang kan zijn voor potentiële nieuwe leden.

Beeldmateriaal

Scoutinggroep de Woudlopers maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van de groep (denk hierbij aan fotoavonden, posters, en advertenties), en voor de communicatie op de diverse internetpagina’s. Wij vragen aan onze leden per 1 mei 2018 toestemming of er beeldmateriaal openbaar gemaakt mag worden van het lid. Toestemming is altijd in te trekken. Reeds geplaatst materiaal zal op de website of op de facebookpagina’s blijven staan, tenzij er expliciet bezwaar wordt gemaakt. Dan worden specifieke foto’s op verzoek verwijderd. Daarnaast is er een fotobank met ruim 40.000 foto’s uit de historie van Scoutinggroep de Woudlopers. Deze fotobank staat op een harde schijf welke in het bezit is van de groepsbegeleider. Indien speltakken willen, kunnen zij de harde schijf lenen.

Communicatie

Het privacybeleid van Scoutinggroep de Woudlopers is terug te vinden op www.woudlopers.nl en op te vragen bij het secretariaat via info@woudlopers.nl.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het protocol ‘datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd. Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR) Indien een lid beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scoutinggroep de Woudlopers binnen één maand op dit verzoek. Het verzoek dient schriftelijk ingediend te worden bij het secretariaat van de Scoutinggroep de Woudlopers via info@woudlopers.nl . Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische Zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

Aanpassen privacybeleid

Eventuele aanpassen aan het privacybeleid zullen via de groepsraad akkoord bevonden worden. Na dit akkoord worden alle huidige leden op de hoogte gebracht per mail van de aanpassing, en wordt het privacybeleid welke online staat aangepast.

privacybeleid woudlopers zeist versie 1.2

 

Reacties zijn gesloten.